بعد أن يقوم مقدم الطلب بإرسال طلبه، يقوم موظف الإدارة المعنية بمعالجة الطلب في الأمانة أو البلدية بدراسة الطلب والتواصل هاتفيًــا للتأكد من حالة الطلب، وحل المشكلة أو استكمال إجراءات حضور الموعد المحدد مسبقًــا.